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Datenschutz

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
ProAktiv – Immobilien & Büroservice e.K.
Dorina Tannenberg
Am Auel 8, 53894 Mechernich
Telefon: +49 2443 9048998
E-Mail: info@proaktiv-koeln.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

2. Überblick

Diese Website setzt keine Cookies und bindet keine Inhalte von fremden Servern ein. Sie enthält keine Schaltflächen sozialer Netzwerke, keine eingebetteten Karten und keine Videos von Drittanbietern. Eine Übermittlung an Google, Meta oder andere Werbenetzwerke findet nicht statt.

Die Zahl der Seitenaufrufe wird mit einer Software erfasst, die auf unserem eigenen Server läuft, keine Cookies setzt und die IP-Adresse vor der Speicherung kürzt. Einzelheiten in Abschnitt 6.

Personenbezogene Daten werden darüber hinaus nur verarbeitet, wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder per Telefon kontaktieren.

Richtet sich Ihre Anfrage auf ein Objekt, schließen sich weitere Verarbeitungen außerhalb dieser Website an: Besichtigung, Mieterauswahl und gegebenenfalls Mietvertrag. Einzelheiten dazu in Abschnitt 9.

3. Hosting

Diese Website wird gehostet bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Beim Aufruf der Website erfasst STRATO Protokolldaten einschließlich der IP-Adresse. Die Server stehen in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der zuverlässigen und sicheren Bereitstellung der Website. Mit STRATO besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf einer Seite übermittelt Ihr Browser automatisch Daten, die der Server protokolliert:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer-URL, also die zuvor besuchte Seite
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Seite auszuliefern, und dienen der Sicherheit und Stabilität. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen und eine Auswertung zur Identifizierung einzelner Personen finden nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden gelöscht, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

5. Cookies

Diese Website setzt keine Cookies, weder für den Betrieb noch für Statistik oder Werbung. Eine Einwilligung ist deshalb nicht erforderlich; ein Einwilligungsfenster wird nicht angezeigt.

Ausgenommen ist die Anmeldung am Redaktionssystem: Meldet sich ein Mitglied unseres Teams in der Verwaltung der Website an, setzt das System für diese Anmeldung ein Cookie. Besucherinnen und Besucher der Website sind davon nicht betroffen.

6. Reichweitenmessung mit Matomo

Zur Auswertung der Seitenaufrufe und zur Erkennung technischer Störungen setzen wir die Open-Source-Software Matomo ein. Matomo läuft auf unserem eigenen Server. Eine Übermittlung an den Hersteller oder an sonstige Dritte findet nicht statt.

Matomo ist so konfiguriert, dass möglichst wenig Daten anfallen:

  • Es werden keine Cookies gesetzt. Auf Ihrem Endgerät wird nichts gespeichert und nichts ausgelesen.
  • Die IP-Adresse wird vor der Speicherung gekürzt. Die letzten beiden Blöcke werden entfernt, sodass nur eine grobe regionale Zuordnung möglich ist und kein Rückschluss auf Ihren Anschluss.
  • Die Browsereinstellung „Do Not Track" wird beachtet. Sendet Ihr Browser diese Einstellung, wird Ihr Besuch nicht gezählt.
  • Es werden keine Profile gebildet und keine geräteübergreifende Wiedererkennung vorgenommen.

Erfasst werden im Wesentlichen: aufgerufene Seiten, Zeitpunkt des Zugriffs, die zuvor besuchte Seite oder der Suchbegriff, ungefähre Region, Gerätetyp, Bildschirmgröße sowie Browser und Betriebssystem. Die Auswertung erfolgt ausschließlich zusammengefasst. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist damit nicht möglich und nicht beabsichtigt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Verbesserung des Angebots und der Erkennung von Störungen. Da Matomo in dieser Konfiguration keine Informationen auf Ihrem Endgerät speichert oder ausliest, ist nach § 25 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.

7. Kontaktformular

Über das Kontaktformular werden erhoben: Name, E-Mail-Adresse, optional die Telefonnummer sowie der Inhalt Ihrer Nachricht. Pflichtfelder sind als solche gekennzeichnet.

Die Angaben werden nicht in der Website gespeichert, sondern unmittelbar als E-Mail an unser Postfach weitergeleitet und dort bearbeitet. Eingesetzt wird das Formular-Werkzeug Contact Form 7, das auf unserem eigenen Server läuft und keine Daten an Dritte überträgt. Ein Spamschutz von Google (reCAPTCHA) kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO wegen des berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen. Liegt eine Einwilligung vor, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Grundlage; die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, etwa durch eine formlose E-Mail.

8. Anfragen per E-Mail und Telefon

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon werden die Anfrage und die daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zur Bearbeitung des Anliegens gespeichert. Es gelten dieselben Rechtsgrundlagen wie beim Kontaktformular.

Unsere E-Mail-Postfächer werden über Microsoft 365 betrieben (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Auch die Nachrichten aus dem Kontaktformular werden dorthin zugestellt. Mit Microsoft besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung. Eine Verarbeitung außerhalb der EU ist möglich; hierfür gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.

9. Objektanfragen, Besichtigungen und Mieterauswahl

Bei einer Anfrage zu einem unserer Objekte schließen sich weitere Verarbeitungen an: die Vereinbarung einer Besichtigung und die Prüfung, ob Objekt und Interessent zusammenpassen. Verarbeitet werden die Angaben, die Sie uns machen, neben den Kontaktdaten typischerweise Haushaltsgröße, Beruf und Einkommensverhältnisse.

Weitergehende Unterlagen wie Einkommensnachweise, eine Mieterselbstauskunft oder eine Bonitätsauskunft werden nicht bereits bei der Anfrage erhoben, sondern erst, wenn ein Vertragsabschluss konkret in Betracht kommt.

Die für die Auswahl erforderlichen Angaben werden an die Eigentümerin oder den Eigentümer des Objekts übermittelt. Die Entscheidung über den Mietvertrag liegt dort.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Verarbeitung dient der Anbahnung und der Durchführung des Mietvertrags. Verwalten wir ein Objekt, werden anschließend die für die Verwaltung erforderlichen Daten verarbeitet, einschließlich Zahlungs- und Abrechnungsdaten.

Angaben von Interessenten, mit denen kein Mietvertrag zustande kommt, werden spätestens sechs Monate nach Abschluss der Vermietung gelöscht. Überlassene Unterlagen werden auf Verlangen auch vorher zurückgegeben oder gelöscht.

10. Schriftarten

Diese Website verwendet die Schriftarten „Space Grotesk“ und „Inter“. Beide liegen lokal auf unserem Server und werden von dort geladen. Eine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Anbietern wird nicht aufgebaut; eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt.

11. Speicherdauer

Soweit in dieser Erklärung keine andere Frist genannt ist, werden Ihre Daten gespeichert, bis der Zweck der Verarbeitung entfällt. Wird eine Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung widersprochen, werden die Daten gelöscht, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung bestehen.

Dazu zählen insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen aus Handels- und Steuerrecht sowie, soweit wir als Immobilienmaklerin dem Geldwäschegesetz unterliegen, die dortigen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. In diesen Fällen erfolgt die Löschung nach Ablauf der Frist.

12. Empfänger Ihrer Daten

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt. Empfänger sind je nach Anliegen:

  • Eigentümerinnen und Eigentümer des Objekts, für das Sie sich interessieren oder das wir verwalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Handwerker und Dienstleister bei der Beauftragung von Reparaturen oder Wartungen; übermittelt wird nur, was für den Auftrag erforderlich ist, in der Regel Anschrift und Zugang
  • Steuerberater, Rechtsanwälte, Banken und Behörden, soweit erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben
  • STRATO als Hoster und Microsoft für den E-Mail-Betrieb, beide als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; Einzelheiten in den Abschnitten 3 und 8

Verarbeitet ein Dienstleister Daten außerhalb der EU, erfolgt dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission, etwa des EU-US Data Privacy Framework, oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

13. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

14. Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten

Die Angabe Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die erforderlichen Angaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten und keinen Vertrag mit Ihnen schließen.

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung Ihrer Daten nicht rechtmäßig erfolgt, können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

16. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website überträgt alle Inhalte verschlüsselt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an dem „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Eingaben im Kontaktformular können auf dem Übertragungsweg nicht von Dritten mitgelesen werden.

17. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, sobald sich die Website oder die Rechtslage ändert. Für einen erneuten Besuch gilt die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: 15. Oktober 2026