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Datenschutz

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
ProAktiv – Immobilien & Büroservice e.K.
Dorina Tannenberg
Am Auel 8, 53894 Mechernich
Telefon: +49 2443 9048998
E-Mail: info@proaktiv-koeln.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

2. Das Wichtigste in Kürze

Diese Website kommt mit sehr wenigen Daten aus. Wir setzen keine Cookies und binden keine Inhalte von fremden Servern ein. Es gibt keine Schaltflächen sozialer Netzwerke, keine eingebetteten Karten und keine Videos von Drittanbietern. Es fließen keine Daten zu Google, Meta oder anderen Werbenetzwerken.

Wir zählen, wie oft unsere Seiten aufgerufen werden – mit einer Software, die auf unserem eigenen Server läuft, keine Cookies setzt und Ihre IP-Adresse kürzt, bevor sie gespeichert wird. Näheres in Abschnitt 6.

Personenbezogene Daten geben Sie erst dann, wenn Sie uns aktiv schreiben – über das Kontaktformular, per E-Mail oder per Telefon.

Fragen Sie zu einem Objekt an, geht es danach außerhalb dieser Website weiter: Besichtigung, Auswahl, gegebenenfalls Mietvertrag. Was wir dabei verarbeiten und was die Eigentümer davon erfahren, steht in Abschnitt 9.

3. Hosting

Diese Website wird gehostet bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst STRATO verschiedene Protokolldaten einschließlich Ihrer IP-Adresse. Die Server stehen in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere Website zuverlässig und sicher bereitzustellen. Mit STRATO besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf einer Seite übermittelt Ihr Browser automatisch Daten, die der Server protokolliert:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer-URL, also die zuvor besuchte Seite
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Diese Daten sind technisch notwendig, um die Seite auszuliefern, und dienen der Sicherheit und Stabilität. Sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht ausgewertet, um einzelne Personen zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden gelöscht, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

5. Cookies

Diese Website setzt keine Cookies. Weder für den Betrieb noch für Statistik oder Werbung. Sie brauchen deshalb keine Einwilligung zu erteilen und finden auf dieser Seite auch kein Einwilligungsfenster.

Technisch bedingte Ausnahme: Wenn sich jemand aus unserem Team in die Verwaltung der Website einloggt, setzt das Redaktionssystem für diese Anmeldung ein Cookie. Das betrifft nur uns, nicht Besucherinnen und Besucher.

6. Reichweitenmessung mit Matomo

Um zu verstehen, welche Inhalte gefragt sind und ob unsere Website technisch funktioniert, zählen wir die Zugriffe mit der Open-Source-Software Matomo. Matomo läuft auf unserem eigenen Server. Es werden keine Daten an den Hersteller oder an sonstige Dritte übermittelt.

Matomo ist bei uns so eingestellt, dass möglichst wenig Daten anfallen:

  • Keine Cookies. Auf Ihrem Gerät wird nichts gespeichert und nichts ausgelesen.
  • Ihre IP-Adresse wird gekürzt, bevor sie gespeichert wird. Die letzten beiden Blöcke werden entfernt, sodass nur noch eine grobe regionale Zuordnung möglich ist und kein Rückschluss auf Ihren Anschluss.
  • „Do Not Track" wird beachtet. Wenn Ihr Browser diese Einstellung sendet, zählen wir Ihren Besuch nicht mit.
  • Es entstehen keine Profile und keine geräteübergreifende Wiedererkennung.

Erfasst werden im Wesentlichen: aufgerufene Seiten, Zeitpunkt des Zugriffs, die zuvor besuchte Seite oder der Suchbegriff, ungefähre Region, Gerätetyp, Bildschirmgröße sowie Browser und Betriebssystem. Diese Angaben werten wir nur zusammengefasst aus. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist uns damit nicht möglich und auch nicht beabsichtigt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, unser Angebot zu verbessern und Störungen zu erkennen. Da Matomo in dieser Konfiguration keine Informationen auf Ihrem Endgerät speichert oder ausliest, ist nach § 25 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Deshalb finden Sie auf dieser Website auch kein Einwilligungsfenster.

Möchten Sie gar nicht gezählt werden, aktivieren Sie in Ihrem Browser die Einstellung „Do Not Track". Wir halten uns daran.

7. Kontaktformular

Über das Kontaktformular fragen wir ab: Name, E-Mail-Adresse, optional Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht. Pflichtfelder sind als solche gekennzeichnet.

Die Angaben werden nicht in der Website gespeichert, sondern unmittelbar als E-Mail an unser Postfach weitergeleitet und dort bearbeitet. Wir nutzen das Formular-Werkzeug Contact Form 7, das auf unserem eigenen Server läuft und keine Daten an Dritte überträgt. Ein Spamschutz von Google (reCAPTCHA) kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags dient, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO wegen unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen. Haben Sie in die Verarbeitung eingewilligt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Grundlage; die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, etwa mit einer formlosen E-Mail an uns.

8. Anfragen per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, speichern wir Ihre Anfrage samt der daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Es gelten dieselben Rechtsgrundlagen wie beim Kontaktformular.

Unsere E-Mail-Postfächer werden über Microsoft 365 betrieben (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Auch die Nachrichten aus dem Kontaktformular gehen dorthin. Mit Microsoft besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung. Microsoft kann Daten auch außerhalb der EU verarbeiten; dafür gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.

9. Objektanfragen, Besichtigungen und Mieterauswahl

Fragen Sie zu einem unserer Objekte an, geht es nach Ihrer ersten Nachricht weiter: Wir vereinbaren eine Besichtigung und klären, ob Objekt und Interessent zusammenpassen. Dafür verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns machen – neben Ihren Kontaktdaten typischerweise Haushaltsgröße, Beruf und Einkommensverhältnisse.

Nachweise fragen wir erst spät ab. Unterlagen wie Einkommensnachweise, eine Mieterselbstauskunft oder eine Bonitätsauskunft verlangen wir nicht schon bei der Anfrage, sondern erst, wenn ein Vertragsabschluss mit Ihnen konkret in Betracht kommt. Vorher brauchen wir sie nicht – und wollen sie auch nicht haben.

Die für die Auswahl nötigen Angaben geben wir an die Eigentümerin oder den Eigentümer des Objekts weiter. Die Entscheidung über den Mietvertrag liegt dort, nicht bei uns.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Verarbeitung dient der Anbahnung und der Durchführung des Mietvertrags. Verwalten wir ein Objekt, verarbeiten wir anschließend die Daten, die für die Verwaltung erforderlich sind, einschließlich Zahlungs- und Abrechnungsdaten.

Wenn es nicht klappt: Angaben von Interessenten, die nicht zum Zuge kommen, löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss der Vermietung. Unterlagen, die Sie uns überlassen haben, geben wir Ihnen auf Wunsch auch vorher zurück oder löschen sie sofort – eine kurze Nachricht genügt.

10. Schriftarten

Diese Website verwendet die Schriftarten „Space Grotesk“ und „Inter“. Beide liegen lokal auf unserem Server und werden von dort geladen. Es wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Anbietern aufgebaut, und es gehen keine Daten an Dritte.

11. Speicherdauer

Soweit in dieser Erklärung keine andere Frist genannt ist, bleiben Ihre Daten bei uns, bis der Zweck ihrer Verarbeitung entfällt. Wenn Sie eine Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung widersprechen, löschen wir Ihre Daten, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben.

Dazu zählen insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen aus Handels- und Steuerrecht – und, soweit wir als Immobilienmaklerin dem Geldwäschegesetz unterliegen, die dortigen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. In diesen Fällen löschen wir nach Ablauf der Frist.

12. Empfänger Ihrer Daten

Ihre Daten geben wir nur weiter, soweit es für Ihr Anliegen nötig ist oder wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt. Empfänger sind, je nach Anliegen:

  • Eigentümerinnen und Eigentümer des Objekts, für das Sie sich interessieren oder das wir verwalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Handwerker und Dienstleister, wenn für ein Objekt eine Reparatur oder eine Wartung beauftragt wird. Sie erhalten nur, was für den Auftrag nötig ist – in der Regel Anschrift und Zugang.
  • Steuerberater, Rechtsanwälte, Banken und Behörden, soweit erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben
  • STRATO als Hoster und Microsoft für den E-Mail-Betrieb, beide als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO – Einzelheiten in den Abschnitten 3 und 8

Verarbeitet ein Dienstleister Daten außerhalb der EU, geschieht das nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission – etwa des EU-US Data Privacy Framework – oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

13. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse genügt.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

14. Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten

Ihre Daten anzugeben ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben – Sie entscheiden das. Ohne die nötigen Angaben können wir Ihre Anfrage allerdings nicht bearbeiten und keinen Vertrag mit Ihnen schließen.

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

16. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite überträgt alle Inhalte verschlüsselt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an dem „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Was Sie in das Kontaktformular eintragen, kann auf dem Weg zu uns also nicht mitgelesen werden.

17. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Website oder die Rechtslage ändert – etwa wenn neue Funktionen dazukommen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: 13. Oktober 2026